Qué es el KYC y por qué es importante?
En el dinámico escenario empresarial actual, la comprensión detallada de un nuevo negocio es esencial, especialmente para los departamentos de crédito, operaciones, cumplimiento y el equipo comercial. En este artículo, nos sumergiremos en el fascinante mundo del "Know Your Client" (KYC), un documento que se erige como la piedra angular para entender a fondo la operatividad y las oportunidades asociadas a nuevas empresas.
Proposito del KYC
El KYC tiene un propósito claro: transmitir con claridad y detalle cómo opera nuestro negocio. En medio de las exigencias de los departamentos de crédito, operaciones o cumplimiento, este documento se convierte en la brújula que guía la comprensión de cada interacción pasada con los clientes, cada fase superada por el BDO y cada componente del paquete de documentos que acompaña al KYC.
Más allá de cumplir con requisitos internos, el KYC busca evitar malentendidos y preguntas innecesarias durante la evaluación del negocio. Nos planteamos la pregunta crucial: ¿Es nuestro KYC lo suficientemente claro y efectivo para que otra persona, sin conocimiento previo del negocio, pueda comprender y conocer al cliente simplemente leyéndolo?
Este artículo, además de invitarnos a reflexionar, se propone enseñarnos cómo elaborar un KYC efectivo. Nos sumergiremos en las claves y estrategias para optimizar este proceso vital, buscando no solo informar, sino también facilitar una comprensión profunda y eficiente de cada faceta de nuestro negocio.
Qué tener en cuenta a la hora de redactar nuestro KYC?
Este artículo, además de invitarnos a reflexionar, se propone enseñarnos cómo elaborar un KYC efectivo. En las próximas secciónes, entenderemos las necesidades de los departamentos y analizaremos un KYC de ejemplo, exploraremos sus detalles, desglosando cada elemento para comprender mejor cómo presentar de manera clara y completa la esencia de nuestro negocio.
En el contexto del KYC, es esencial reconocer las necesidades particulares de los departamentos de Operaciones, Cumplimiento y Crédito. Cada uno de estos desempeña un papel crucial en la evaluación de la viabilidad y la integridad de un nuevo negocio. Veamos cómo abordar específicamente las necesidades de cada departamento:
Departamento de Crédito
Es imperativo reconocer el papel central de los departamentos de Operaciones, Cumplimiento y Crédito. En particular, el departamento de Crédito desempeña una función crucial al consolidar las opiniones de los demás departamentos. A pesar de ser una entidad por derecho propio, Crédito funciona como el epicentro donde convergen las evaluaciones de Operaciones y Cumplimiento.
Es crucial comprender que, aunque Crédito desempeña este papel consolidador, su especialización radica en la evaluación crediticia. Por lo tanto, se vuelve esencial presentar nuestras operaciones de manera simple y sencilla, asegurando que los especialistas en Crédito puedan entender las implicaciones para los departamentos de Operaciones y Cumplimiento.
La simplicidad en la explicación no solo facilita la tarea del departamento de Crédito, sino que también garantiza una comprensión integral de las complejidades operativas y de cumplimiento.
Departamento de Operaciones
- En el marco del Know Your Client (KYC), el Departamento de Operaciones tiene la funcion principal de analizar detalladamente la operación plasmada en el KYC. Su tarea primordial consiste en desentrañar el flujo operativo entre nuestro cliente y el deudor, brindando una visión holística del proceso.
Desde el inicio del ciclo comercial, Operaciones se adentra en entender cómo se inicia el proceso de compra, focalizándose en contratos formales u órdenes de compra como cimientos esenciales del compromiso comercial. Una comprensión general del proceso de producción o prestación de servicios permite evaluar la capacidad del cliente para gestionar y ejecutar operaciones de manera efectiva, especialmente en términos de cumplimiento de plazos estipulados en la orden de compra.
En una fase crítica del proceso, el Departamento de Operaciones se centra en la generación de la factura, desempeñando un papel esencial para garantizar la correcta formalización de la transacción. Durante este paso, se examinan minuciosamente:
- Los términos de pago (plazo para que se pague la factura)
- Los volúmenes de producto o condiciones de prestación del servicio.
- Los Incoterms (definiendo cómo y cuándo se entrega la responsabilidad de la mercancía)
- Identificación de las partes involucradas (Razón social del vendedor y comprador.)
- Detalles específicos sobre los productos o servicios (descripción, cantidades, calidad, etc.),
- Especificación de los precios y costos acordados.
- Se asegura de que cada uno de estos detalles concuerde de manera precisa y coherente con los acuerdos específicos estipulados en el contrato u orden de compra correspondiente.
- Se verifica cuidadosamente que la fecha de emisión de la factura esté perfectamente alineada con los plazos y eventos definidos en dichos contratos u órdenes de compra.